Trong bối cảnh như vậy, sáng kiến của Công ty TNHH Giải pháp Năng suất Chất lượng (P&Q Solutions) mong muốn hình thành một mạng lưới nhỏ doanh nghiệp của VASI có năng lực thực hiện chuyển đổi Lean toàn diện và mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp hội viên phát triển vững mạnh. Dưới sự bảo trợ của VASI, từ đầu năm 2022, P&Q Solutions đã có các buổi làm việc trực tiếp, trực tuyến cùng với các lãnh đạo doanh nghiệp để chia sẻ về sáng kiến mạng lưới chuyển đổi Lean và đã nhận được sự đồng thuận cao về quan điểm cũng như định hướng chuyển đổi doanh nghiệp Lean. Kết quả có 5 doanh nghiệp tham gia mạng lưới chuyển đổi gồm: Công ty CP SX Phụ tùng Ô tô & Thiết bị Công nghiệp JAT; Công ty TNHH Nhựa An Phú Việt; Công ty CP Chính xác TCI; Công ty CP Technokom; Công ty CP Công nghiệp JK Việt Nam.

Mục tiêu của chương trình là hình thành một mạng lưới nhỏ các doanh nghiệp có năng lực chuyển đổi Lean mạnh mẽ để đạt được tăng năng suất hằng năm ở mức 2 con số, phát triển năng lực quản trị - cải tiến vận hành bền vững cùng với đội ngũ nhân sự ổn định, có khả năng thích nghi và dẫn dắt thay đổi. Các thành viên của mạng lưới sẽ đóng vai trò như là những hạt nhân, dẫn dắt phát triển năng lực các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng sản xuất.

Sự cần thiết của Lean trong sản xuất của doanh nghiệp

Lean là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất. Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, và rút ngắn thời gian sản xuất. Đây là phương pháp cải tiến có hệ thống, liên tục và tập trung vào việc tạo thêm giá trị của doanh nghiệp với việc loại bỏ các lãng phí trong quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ từ đó cắt giảm chi phí, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ, đồng thời tăng khả năng đáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu không ngừng biến động và ngày càng khắt khe của khách hàng. Lean tập trung vào việc nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo thêm giá trị (Non Value-Added) cho khách hàng nhưng lại làm tăng chi phí trong chuỗi các hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ của một tổ chức.

Lean Manufacturing là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất. Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng và rút ngắn thời gian sản xuất. Lean được bắt nguồn từ hệ thống sản xuất Toyota (TPS) được triển khai xuyên suốt trong hoạt động của Công ty Toyota từ những năm 1950. Toyota được xem là một trong những công ty sản xuất hiệu quả nhất trên thế giới và là công ty đưa ra chuẩn mực về áp dụng Lean.

Tổ chức, doanh nghiệp sẽ có được rất nhiều lợi ích khi áp dụng Lean như nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giảm bớt thủ tục hành chính, giảm áp lực cho người lao động và gắn kết người lao động nhiều hơn với công việc.

Lean mang lại cải thiện đáng kể về năng suất chất lượng cho quá trình tạo sản phẩm nhờ giảm thiểu tình trạng sai lỗi và các lãng phí. Đồng thời, áp dụng Lean cải thiện thời gian chu kỳ sản xuất giúp nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực đầu vào, năng suất lao động và hiệu suất quá trình tạo sản phẩm cao hơn thông qua giảm chờ đợi (giữa người-người; giữa người-máy móc), giảm di chuyển, giảm các thao tác thừa trong quá trình làm việc/vận hành.

Bên cạnh đó, mỗi người lao động trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình tạo sản phẩm có nhận thức, tư duy rõ ràng về khái niệm giá trị và các hoạt động gia tăng giá trị cho khách hàng trong công việc, từ đó tích cực đóng góp vào chuỗi giá trị của toàn tổ chức để cung cấp cho khách hàng theo nguyên tắc thực hiện chất lượng ngay từ nguồn.

Phương thức & cơ chế hoạt động của mạng lưới chuyển đổi lean

Lean là mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

Trong sản xuất Lean, giá trị của một sản phẩm do khách hàng quyết định, sản phẩm phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng cả về chất lượng, thời gian và giá cả. Để đánh giá giá trị từ góc nhìn của khách hàng, các công ty phải phân tích kỹ lưỡng mọi quá trình kinh doanh, nhận biết đâu là giá trị trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Lean trước hết là phải hiểu được tất cả mọi hoạt động cần thiết để làm ra một sản phẩm cụ thể, sau đó tối ưu hóa toàn bộ quá trình từ góc nhìn của khách hàng. Quan điểm này rất quan trọng vì nó giúp nhận biết hoạt động nào thực sự tạo ra giá trị, hoạt động nào không tạo ra giá trị nhưng cần thiết và hoạt động nào không tạo ra giá trị cần phải loại bỏ.

Quá trình sản xuất Lean được xây dựng dựa trên 2 trụ cột chính sau:

Just-in-Time (JIT): Nguyên tắc tức thời, sản xuất vừa đúng lúc, đúng loại, đúng số lượng, trong đó hệ thống kéo chủ trương chỉ sản xuất những gì cần thiết và vào lúc cần đến. Sản xuất chỉ được thực hiện khi có yêu cầu của các công đoạn kế tiếp.

Jidoka: Tự kiểm lỗi, chất lượng từ nguồn, làm lộ diện các trục trặc ngay tại chỗ là khả năng dừng ngay quá trình khi có vấn đề, ví dụ khi thiếu thông tin hay phát hiện vấn đề về chất lượng. Khả năng này giúp không để lọt sản phẩm khuyết tật/sai lỗi, giúp nhận dạng và khắc phục những khu vực có vấn đề.

Nguyên tắc của Lean

Nguyên tắc 1: Giá trị

Nguyên tắc đầu tiên của sản xuất tinh gọn là tạo nên giá trị, loại bỏ lãng phí. Loại bỏ lãng phí từ góc nhìn của khách hàng là yêu cầu tiên quyết.Bất cứ hoạt động nào không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm cuối cùng doanh nghiệp cần tìm cách loại bỏ. Trong quá trình tạo sản phẩm, giá trị chỉ được tạo ra nếu khách hàng chấp nhận trả tiền cho những hoạt động đó và tổ chức cần gia tăng giá trị thông qua chỉ sản xuất ra các sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ đúng yêu cầu của khách hàng, không thừa, không thiếu.

Quá trình tạo sản phẩm sử dụng các nguồn tài nguyên và lãng phí được sinh ra khi mà tài nguyên được sử dụng nhiều hơn mức cần thiết khách hàng thực tế cần. Quan điểm và công cụ của Lean giúp mọi người trong tổ chức nâng cao nhận thức đồng thời đưa ra các quan điểm mới về xác định lãng phí, qua đó khai thác những cơ hội để giảm lãng phí.

Nguyên tắc 2: Dòng chảy giá trị

Chuỗi giá trị là một tập hợp có thứ tự các hoạt động của mọi bộ phận trong tổ chức có liên quan đến quá trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ, từ khâu đưa nguyên vật liệu đầu vào để sản xuất cho đến khi thành sản phẩm được chuyển giao cho khách hàng. Quá trình phân tích toàn bộ dòng chảy của sản phẩm như vậy sẽ giúp phát hiện lãng phí và hoạt động không tạo giá trị. Dưới góc độ quan sát giá trị, mỗi hoạt động của quá trình sản xuất có thể được xếp vào một trong các dạng sau:

Hoạt động tạo ra giá trị: Là các hoạt động trực tiếp biến nguyên vật liệu và các yếu tố đầu vào để tạo ra đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu và khách hàng sẵn sàng trả tiền cho những hoạt động đó.

Hoạt động không tạo ra giá trị: Là hoạt động không được yêu cầu hoặc không cần thiết để tạo ra sản phẩm mà khách hàng yêu cầu và khách hàng không sẵn sàng chi trả cho những hoạt động đó. Các hoạt động không tạo ra giá trị tiêu tốn tài nguyên và cần được loại bỏ hoặc giảm thiểu.

Hoạt động không tạo ra giá trị nhưng cần thiết: Là hoạt động mà khách hàng không chấp nhận trả tiền nhưng lại cần thiết để tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Các hoạt động này khó có thể loại bỏ trong ngắn hạn, thông thường chỉ loại bỏ khi có sự thay đổi phương thức sản xuất hoặc thay đổi về năng lực quá trình.

Kết quả một nghiên cứu của Trung tâm nghiên cứu doanh nghiệp Lean (LERC), Vương quốc Anh chỉ ra rằng: Thông thường trong quá trình sản xuất chỉ có 5% hoạt động thực tế tạo ra giá trị gia tăng, 35% là hoạt động không tạo ra giá trị nhưng cần thiết và có đến 60% hoạt động không tạo ra giá trị. Việc loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị là cơ sở để cải tiến các hoạt động của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 3: Dòng chảy

Quá trình sản xuất liên tục tạo thành dòng chảy.Khi đã lập được sơ đồ chuỗi giá trị cho một sản phẩm cụ thể, các lãng phí sẽ từng bước được loại bỏ. Quá trình sản xuất sản phẩm sẽ là một dòng chảy liên tục, không bị tắc nghẽn bởi bất kỳ lý do nào. Để đạt được điều này cần kết hợp một cách hài hòa giữa các công đoạn thủ công và thao tác của thiết bị, khi đó bán thành phẩm luôn được xử lý trơn tru giúp quá trình được sản xuất liên tục.

Nguyên tắc 4: Cơ chế kéo

Với nguyên tắc này, hệ thống chỉ sản xuất khi có yêu cầu. Mỗi công đoạn sản xuất đều được “kéo” bởi công đoạn sau, vì vậy chỉ sản xuất khi công đoạn sau yêu cầu. Cơ chế kéo trong sản xuất có vai trò quyết định trong việc loại bỏ tồn kho không cần thiết của bán thành phẩm giữa các công đoạn sản xuất, nhờ đó giảm một cách đáng kể sai lỗi và lãng phí.

Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Nỗ lực liên tục để đạt tới sự hoàn hảo là một phần trong yêu cầu khi áp dụng Lean. Trong quá trình triển khai các công cụ và phương pháp Lean, lãng phí ở tất cả các khía cạnh lần lượt được phát hiện và loại bỏ. Kaizen là một phương pháp hữu hiệu để thực hiện hoạt động này.

Triển khai thực hiện sáng kiến mạng lưới doanh nghiệp chuyển đổi Lean

Tham gia mạng lưới chuyển đổi Lean, các thành viên của mạng lưới cam kết mạnh mẽ để đạt được tăng năng suất hằng năm ở mức 2 con số, phát triển năng lực quản trị – cải tiến vận hành bền vững cùng với đội ngũ nhân sự ổn định, có khả năng thích nghi và dẫn dắt thay đổi.

Nội dung hoạt động của mạng lưới được xây dựng với các nội dung chính dưới sự hỗ trợ của cố vấn và hướng dẫn gồm: Đào tạo & Huấn luyện bổ trợ cho lực lượng chuyển đổi Lean của các thành viên; Thành viên hoạch định, thực hiện chương trình chuyển đổi Lean & các chuyên án cải tiến; Họp hằng tháng để chia sẻ kết quả, kinh nghiệm và thảo luận các vấn đề phát sinh; Hội thảo hằng tháng về các chủ để quản trị vận hành và phát triển năng lực cạnh tranh; Thăm nhà máy, trao đổi kinh nghiệm tại  giữa các thành viên và doanh nghiệp điển hình khác; Thi Báo cáo điển hình cải tiến chuyển đổi Lean vào tháng 12 hằng năm.

Các thành viên của mạng lưới đóng vai trò như là những hạt nhân, dẫn dắt phát triển năng lực các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng sản xuất. Các thành viên sẽ nhận được sự hướng dẫn của cố vấn chuyển đổi Lean của chương trình với thời lượng 1 ngày/tháng tại nhà máy cùng với tham vấn trực tuyến.

Các doanh nghiệp có cơ hội tham gia các cuộc họp hằng tháng để chia sẻ kết quả, kinh nghiệm, và thảo luận các vấn đề liên quan đến cải tiến vận hành trong sản xuất.

Mỗi doanh nghiệp cử 03 người tham gia chương trình hội thảo (02 giờ) giờ hằng tháng về các chủ để liên quan đến quản trị vận hành sản xuất và phát triển năng lực cạnh tranh doanh nghiệp sản xuất, tham gia các chuyến thăm nhà máy và trao đổi kinh nghiệm tại hiện trường của các doanh nghiệp thành viên và doanh nghiệp điển hình khác.

Với sáng kiến đề xuất của P&Q Solutions và được sự bảo trợ của Hiệp hội Công nghiệp Hỗ trợ Việt Nam – VASI, ngày 15/06/2022, buổi ra mắt và khởi động mạng lưới chuyển đổi Lean của 5 doanh nghiệp thành viên đã đưuọc tổ chức thành công. Bằng sự tâm huyết của toàn thể lãnh đạo các doanh nghiệp, công ty P&Q Solutions và Hiệp hội, chắn chắn đây sẽ là sự khởi đầu tạo dà cho những doanh nghiệp thành viên của VASI tiếp bước trên con đường đổi mới để phát triển ngày một vững mạnh hơn.

PV.

Tạp chí Doanh nghiệp và Thương mại Số 6 - 2022